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中小企业如何做好合规管理?涉外律师与您分享

发布时间:2021-09-30

  9月23-24日,全省商务法律服务月中山专场活动成功举行。活动由省商务厅、省司法厅联合主办,中山市商务局、中山市司法局联合承办,内容包括组织一次法治专题培训、一次涉外法律服务工作座谈、一次企业合规体检。围绕企业关注的国际贸易风险防范、海外经营合规管理问题,省涉外经贸法律服务律师团成员分享了处理案例的经验做法,企业普遍反映收获很大,对涉外法律服务助推企业跨国贸易投资有了新的认识。


  法治专题培训


  9月23日下午,法治专题培训会在中山市商务局举行。省商务厅法规处、省司法厅律管处负责人出席会议并致辞,中山市商务局副局长高晓波主持会议。本次培训在25个镇街设立分会场,镇街商务主管部门、司法行政部门以及部分企业代表通过视频同步参会。


  会议认为,中山是大湾区重要节点城市,“走出去”的企业越来越多,对涉外法律服务的需求越来越迫切;在构建“双循环”发展格局中,加强企业合规建设,对于帮助企业开展跨国经营更显重要。会议提出,中山将以此次商务法律服务月活动为契机,加强商务部门、司法行政部门、涉外法律服务机构、企业商协会之间的有效沟通对接,让各方在涉外法律服务工作中实现共赢。


  省涉外经贸法律服务律师团成员就国际贸易风险防范、海外经营合规管理进行了专题辅导,并现场回答了企业关心关注的问题。


  广东广和律师事务所高级合伙人熊代琨就“国际贸易中的法律风险及对策”进行了专题辅导。她介绍了国际贸易中常见的“坑”,例如别人给自己挖的坑,有虚假交易、跨境诈骗等;自己给自己挖的坑,有不签合同、无单放货、不注意交易流程和证据收集、侵犯他人知识产权等;疏忽大意或沟通不到位产生的坑,没有做好尽职调查、合同履行细节约定不明又没有及时沟通、不理解国际贸易术语等。对于怎样去识别和填平这些“坑”,她建议,一是做好交易前的尽职调查;二是拟定国际贸易合同时应当重视主体资格、通知条款、法律适用、争议解决等条款;三是交易过程中注意收集保留证据,例如往来沟通邮件、微信、合同关系成立的证明、转账凭证、提单、质量检测证明等;四是适当运用出口信用保险来防范风险。当纠纷无法避免或化解时,她建议,可求助境内外有关部门和调解机构,努力通过调解解决纠纷;调解不成时,聘请合适的律师介入,并在律师指导下积极准备证据资料,积极回应已发生的诉讼或仲裁程序。


  北京市竞天公诚(广州)律师事务所合伙人杨波就“海外经营合规管理需注意的重点问题”进行了专题辅导。她指出,合规管理是企业稳健经营运行的内在要求,是防范违规风险的基本前提,也是保障自身利益的有力武器,尤其在新冠肺炎疫情、中美贸易摩擦的影响下,如果企业具备事前的风险识别与评估的合规机制,则可以在一定程度上降低自己所受的损失。她建议企业做好合规管理,一是参考国家发改委、商务部等联合印发的《企业境外经营合规管理指引》,结合自身核心的业务模式、高风险环节、行业监管要求等,建立健全企业合规管理架构,明确具有决策权力的合规负责人,制定相应合规管理制度;二是对合规风险进行识别、评估和处置,动态梳理业务流程对应的合规义务,分析违规发生的原因、发生概率和后果严重性,对各类合规风险采取恰当的控制和处置措施;三是关注重点合规风险,如相关国家和地区的贸易管制、质量安全与技术标准、市场准入制度、外汇管理制度等。


  涉外法律服务工作座谈


  9月24日上午,省、市司法、商务部门联合召开推动涉外法律服务工作座谈会,省、市涉外律师代表、商协会及企业代表围绕加强中山本地涉外法律服务人才培训和供需对接开展了深入交流。


  中山市本地涉外律师表示,此次政府相关部门搭建平台,提供与企业面对面交流的机会,有利于律师深入了解外经贸企业对涉外法律服务的需求,接下来将加强与商务部门以及商协会的合作,坚持以企业实际需求为导向,以严谨、专业、务实的态度参与商务法律服务活动。与会企业建议,希望多举办企业与法律服务供需对接活动,让企业更多熟悉和了解广东涉外律师,加强事前风险的预防和事后风险的及时有效处理。


  企业合规体检


  9月24日下午,省、市商务、司法行政部门率省涉外经贸法律服务律师团成员赴当地4家外贸企业调研,提供上门合规体检服务,开展“我为群众办实事”实践活动。上门律师深入了解了企业开展对外贸易投资遇到的问题,从不同角度就加强合规经营提供现场法律咨询和指导。


  中山市本地涉外律师也随同参加了调研,他们非常珍惜此次学习机会,认为收获很大,更深入了解企业实际法律服务需求和困惑,下一步希望加强律师同行之间的交流合作,共同提高专业服务水平,为本地企业提供更专业、更贴身的法律服务。


  热点问题梳理


  培训及调研过程中,企业咨询了知识产权侵权、如何防范货款回收难、如何避免双重征税、劳工纠纷以及中小企业如何做好合规建设等问题,省涉外经贸法律服务律师团成员一一解答。现将有关重点关注问题解答情况梳理如下,供企业参考。


  问题一:在东南亚等地销售货物,如何避免自己的知识产权被侵权?


  曾赟律师:一是提前做好确权工作。避免自己的产品被侵权的前提是要有权利,“产品/市场未动,知识产权先行”。鉴于知识产权具有较为明显的地域性特征,建议产品在出口到东南亚之前,就要在出口目标国提前布局知识产权确权工作。二是提前做好知识产权布局。“知识产权是临时抱不到佛脚的”,因为知识产权的确权需要经历较长的审查周期,如商标的审查周期大约为6至8个月,发明专利的审查周期甚至长达三年,外观设计和实用新型专利的审查周期也长达一年。如果要使产品在进入目标国之后能够得到较有时效性、全面的保护,则需要提前布局知识产权。三是在产品的出口目标国建立知识产权侵权监控网络,及时发现侵权行为,能够迅速发现和提供侵权线索。四是迅速组织知识产权维权的国内外联动律师团队,通过国内外律师的配合,能够更高效的进行知识产权维权,同时也可以降低成本。


  问题二:对于中小企业而言,人财物都比较有限,该如何做好合规管理?


  闪涛律师:合规是一种能力建设,也是一个逐步建设的过程,不能一蹴而就。中小企业,可以不追求大而全的合规,把人财物有重点的安排。首先,无论大企业还是小企业,一定要重视合规,什么是“重视”,就是在股东、董事、高管层面上,要让公司全体员工感觉到公司对合规越来越重视,要有股东会决议、董事会决议和合规章程。其次,梳理一下自身经营所涉及到的重点合规问题,是出口管制?是知识产权?还是数据合规?最后,力所能及的拿出一部分预算,对关键岗位的员工做好培训,然后在公司具体的某一个岗位上增加合规职责,并对该岗位的员工进行考核,做好激励机制就可以了。随着企业逐步的发展壮大,再一步一步的完善与健全,提升合规能力。


  问题三:如果在越南、缅甸、印尼等地投资设厂,想了解一下,如何避免及处理当地雇佣人员劳工纠纷?


  王燕律师:在外国投资设厂时,为尽可能避免当地雇佣人员劳工纠纷,我们建议在投资设厂前,做好对当地劳工政策的尽职调查,如了解当地的劳动用工情况、相关法律法规政策以及审判实践等,以提前熟悉当地易发生的用工问题,做好用工管理的预备工作。在进场前,可走访当地外商引资部门以及劳动用工部门,了解当地对外商企业的支持政策以及救济途径,以提前做好备案工作;根据前期调查及走访结果设计完善一套符合当地劳动法规政策的劳动用工管理体系。如在外国投资设厂的过程中,产生劳动纠纷,出于效率以及成本考量,同时减少倾斜保护政策的影响,建议优先采用协商解决的方式。在无法与劳动者协商一致的情况下,建议可寻求当地外商引资部门及劳动用工部门的协调与支持,或通过国内涉外律师寻求当地法律资源,按照当地劳动法规政策合法合规地处理劳动争议。


  问题四:如何避免贸易过程中客户原因导致货款回收损失?例如客户突然取消订单,或目的港清不了关、客户弃货,或由于运费上涨、汇率波动等买方以各种理由拒绝收货。


  熊代琨律师:首先,交易前要对海外客户的主体资格、履约能力等进行比较详尽的了解和调查。避免跟那些资信不好的海外客户做生意。其次,谈订单的时候就要跟客户沟通进口国方面对于交易货品是否有贸易限制和管制措施。再次,通过在合同中约定好违约情形和违约责任、法律适用条款和争议解决条款,在发生客户违约风险时掌握主动权。此外,可以通过购买出口信用保险的方式来降低出口商收不到货款的风险。很多外贸公司在做出口业务时,多会选择中信保的短期险,这种短期险主要承保放账期(即货物出口至进口方应付款日)不超过1年的出口所面临的收汇风险。投保的时候,中信保还会对买方做尽调并批准信用额度。


  问题五:目前产品出口到印尼等国,如何避免当地双重征税、歧视待遇等海外税务风险?


  杨波律师:企业首先需要了解出口目的国的税收政策,与中国是否签订了避免双重征税协定。中国政府于2001年与印尼政府签署了《中华人民共和国政府和印度尼西亚共和国政府关于对所得避免双重征税和防止偷漏税的协定》,该协定于2003年8月生效。2015年两国政府签署了《中华人民共和国政府和印度尼西亚共和国政府关于对所得避免双重征税和防止偷漏税的协定》议定书和谅解备忘录。根据中印双边税收协定,原则上,一国企业的各项所得应仅在该国征税,避免双重征税;同时两国互相给予对方税收的国民待遇。因此,中国企业如果遭遇双重征税和歧视待遇,可以根据该协定向中国税务机关申请税收抵免和启动协商机制。


  问题六:外贸企业生产的产品已在国外注册商标,并仅在国外销售,但是该商标被他人在国内抢注,抢注者还大量抢注了其他企业的商标。产品出口时货物被海关以侵犯商标权为由扣押,并在国内被提起高额商标侵权民事诉讼。企业应如何应对这种情形?


  曾赟律师:需要提醒广大企业家朋友的是,企业在产品推向国内外市场之前,就应该在国内外布局好商标、专利,做好商标、专利的侵权检索分析(FTO报告)。一方面可以防止被他人抢注,另一方面也可以避免侵权。


  应对上述情形的建议:一是对于只在国内加工,不在国内销售、流通的定牌加工行为,司法实践中一般不认定为商标性使用,不会造成国内消费市场的混淆与误认,不符合商标侵权的构成要件,可加强与相关部门沟通申辩。二是根据新商标法的规定,不以商标使用为目的的商标“囤积”行为是不合法的,商标囤积行为本身就违反了商标法,而且普遍存在恶意抢注的情形,企业可以主张异议、无效其商标。三是商标囤积主体往往没有对商标进行实际使用,可以积极对其商标提起商标撤三程序(商标三年不使用撤销制度)。四是关于损失赔偿,因涉案商标没有实际使用,因此对商标权人没有造成损失,可主张不承担损害赔偿责任。如确有证据证明对方系恶意抢注商标的,可以不正当竞争为案由,反过来起诉对方构成恶意诉讼,滥用知识产权,要求赔偿。


  (以上法治培训内容及问答资料仅代表主讲律师个人观点,仅供参考。企业应结合实际情况,以正式有效的法律政策文件为依据)


  来源:广东商务